Einführung eines DMS inkl. nötiger Schnittstellen zu Fachverfahren der Verwaltung
Stand der Beratung
Einstimmig beschlossen · Rat der Gemeinde Spiekeroog · 11. Oktober 2018
Beschlossen — einstimmig
am 11. Oktober 2018 im Rat der Gemeinde Spiekeroog
Die Verwaltung der Gemeinde Spiekeroog wird beauftragt einen Direkt-Auftrag an die KDO zu beauftragen, der die Einrichtung eines DMS ermöglicht. Damit wird eine einheitliche Lösung im IT-Netzverbund hergestellt. Die hierfür notwendigen Haushaltsmittel in Höhe von ca. 25.000 Euro für Einmalleistungen und die nötigen Lizenzgebühren von jetzt ca. 15.000 € werden für den Haushalt 2018 freigegeben und für Folgejahre zusätzlich zu den bestehenden Kosten zur Verfügung gestellt. RM Warenski verlässt um 21.47 Uhr die Sitzung. Herr Koffinke erläutert den Hintergrund dieses von ihm eingebrachten TOP. RM Warenski nimmt ab 21.50 Uhr wieder an der Sitzung teil. Auf Nachfrage von RM Weibels erklärt Herr Koffinke, dass an der derzeitigen 10 MBit-Leitung die NSB ebenfalls beteiligt ist. Der Landkreis weiß, dass 100 MBit benötigt werden, die Fa. SpiekeroogKom kann nach eigenen Aussagen 2 GBit leisten. RV Redelfs wiederholt ihre Kritik an der Pflicht, diese Vorgaben von höheren Stellen umsetzen zu müssen, ohne dass es dafür finanzielle Ausgleichzahlungen gibt. Einsparmöglichkeiten bestehen lt. Herrn Koffinke nicht. Lediglich ist eine bessere Datenchronologie zu erwarten, die in den letzten Jahren durch den ständigen Mitarbeiterwechsel im Rathaus gelitten hat Auch müssen alte Akten nicht nachträglich aufgearbeitet werden, sondern sollten nur dann erfasst werden, wenn diese einmal genutzt werden. Er erhofft sich, dass in etwa 10 Jahren die bisherige Aktenführung hinfällig geworden ist.
ZusammenfassungAutomatisch · KI
Wie das funktioniertVon Claude (KI) ausschließlich aus der Originalvorlage erstellt — kein amtlicher Text der Gemeinde. Verbindlich ist die verlinkte Originalvorlage.
Die Gemeinde Spiekeroog will erstmals ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen, um Verwaltungsakten digital zu verwalten. Als Anbieter ist die kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) vorgesehen, die bereits viele IT-Dienste für den Landkreis und die Gemeinden erbringt. Der Rat soll die Verwaltung beauftragen, den Vertrag als Direktauftrag ohne öffentliche Ausschreibung zu vergeben. Die Einmalkosten betragen rund 25.000 Euro, die jährlichen Lizenzgebühren etwa 15.000 Euro.
Einordnung
Beschlussvorlage der Verwaltung, erstmals beraten im Verwaltungsausschuss am 02.10.2018 und abschließend im Rat am 11.10.2018. Es handelt sich um eine Erstentscheidung zur Einführung eines digitalen Aktenführungssystems.
Hintergrund
Gesetzliche Fristen verpflichten Kommunen zur Digitalisierung: E-Rechnungen müssen bis 27.11.2020 verarbeitbar sein, bundesrechtsausführende Bereiche sind bis 01.01.2020 zu digitalisieren. Bislang nutzt die Gemeinde kein DMS; fünf bestehende Fachverfahren (Einwohnermeldeamt, Standesamt, Gewerbeamt, Kasse/Steuer, Ratsinformationssystem) verwalten keinen Schriftverkehr. Der IT-Netzverbund aus Landkreis und Gemeinden setzt auf ein einheitliches System, das zentral bei der KDO in Oldenburg gehostet wird. Die KDO bietet das System DMS&more auf Basis von Ceyoniq NScale an; andere Systeme unterstützt die KDO nicht.
Was bedeutet das für Insulaner:innen?
Die Vorlage betrifft in erster Linie die interne Verwaltungsorganisation und hat keine unmittelbaren Auswirkungen auf den Inselalltag. Langfristig kann eine digitale Aktenführung Verwaltungsvorgänge beschleunigen, etwa bei Anfragen oder Genehmigungen. Die Kosten treffen den Gemeindehaushalt: einmalig rund 25.000 Euro und dauerhaft rund 15.000 Euro pro Jahr an Lizenzgebühren.
Die wichtigsten Punkte
- Die Gemeinde hat bisher kein Dokumentenmanagementsystem und will diese Lücke schließen
- Als Anbieter ist die kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) vorgesehen, ein Direktauftrag ohne Ausschreibung soll erteilt werden
- Die Einmalkosten für Einrichtung und Fachverfahren-Anbindung betragen rund 25.000 Euro
- Die jährlichen Lizenzkosten liegen bei etwa 15.000 Euro
- Die Umsetzung war für den Jahreswechsel 2018/2019 geplant, zunächst nur das Grundsystem ohne Fachbereichsschnittstellen
Schlagworte
KI-gestützt zusammengefasst, Stand 24. August 2026. Im Zweifel gilt die Originalvorlage.
Eckdaten
- Aktenzeichen
- 01/076/2018
- Typ
- 📄 Sitzungsvorlage
- Anhänge
- 1 Dokument
- Im Radar seit
- 25. Mai 2026
- Zuletzt aktualisiert
- 24. August 2026
- Original
- Im Ratsinformationssystem öffnen ↗
Anlagen (1)
- 📄SitzungsvorlagePDF; CHARSET=UTF-8211 kB≈ 6 k Zeichen Volltext
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Beratungsfolge
Verwandte Vorlagen
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